Quanto maior a empresa, mais complexo é o controle de despesas. Mesmo com recursos disponíveis, muitas empresas ainda fazem esse processo manualmente, o que dificulta uma visão ampla e estratégica para reduzir custos e garantir a saúde financeira.
Em um mundo globalizado, deslocamentos são inevitáveis. Hospedagem, transporte e alimentação representam grande parte dos gastos operacionais. Segundo a Alagev em parceria com a FecomercioSP, em 2024 os gastos com viagens corporativas aumentaram 5,5% em relação a 2023 e indicam que devem crescer 4% em 2025, podendo atingir um faturamento de R$ 135 bilhões. Porém, o processo de reembolso continua burocrático: colaboradores precisam entregar recibos físicos, gerando custos com envio e trabalho manual no lançamento dos dados no ERP.
Esse fluxo é demorado, sujeito a erros e sobrecarrega os times financeiros. Por isso, é essencial adotar processos digitais. Além de eficiência, digitalizar também facilita a contabilização da emissão de CO2 das viagens, permitindo que empresas monitorem e reduzam seu impacto ambiental.
Muitas organizações tentam criar métodos próprios ou usam ferramentas inadequadas, que não acompanham a evolução dos processos. Outras veem o investimento como custo e desistem antes de perceber os benefícios. Mas um controle eficaz exige ferramentas certas e, principalmente, uma mentalidade de inovação.
Ferramentas especializadas ajudam a digitalizar e automatizar a gestão de despesas. Além disso, com o uso de Inteligência Artificial, é possível garantir que as despesas estejam alinhadas às políticas corporativas, promovendo eficiência operacional e segurança no processo de controle de gastos com viagens.
Ao escolher uma solução, considere: referências de outras empresas, impacto real na redução de custos, integração com ERP, capacidade de evolução com novas tecnologias e, claro, que seja acessível por dispositivos móveis. Essa mobilidade permite lançamentos em tempo real, de qualquer lugar, com mais confiabilidade.
Os benefícios são muitos: compliance, segurança, sustentabilidade (redução do uso de papel), armazenamento em nuvem, digitalização, geração de relatórios, rastreamento de dados, escalabilidade e agilidade nos reembolsos.
Por fim, nenhuma ferramenta faz tudo sozinha. Consultorias especializadas ajudam a identificar oportunidades de economia e a aplicar tecnologias com base em experiências consolidadas.
Controlar despesas é essencial para a saúde financeira da empresa. Para quem enfrenta dificuldades com métodos próprios, é hora de inovar e investir para crescer com solidez e inteligência.
Adriano Fernandes da Silva é Especialista de Produto Portal RDV+ da Viceri SEIDOR.
Sobre a Viceri SEIDOR: A Viceri SEIDOR é uma empresa de Tecnologia da Informação que, há mais de 40 anos, apoia a transformação digital das organizações por meio da entrega do ciclo completo de desenvolvimento de produtos digitais. Com 83 escritórios divididos em 40 países, a empresa já soma mais de 8 mil clientes. Saiba mais em: viceri.com.br
